Por qué son importantes las cartas de renovación
Los inquilinos no siempre planean mudarse; simplemente no planean quedarse. Una carta de renovación oportuna y atractiva convierte la opción de quedarse en la opción por defecto. Sin ella, la inercia se apodera de ellos y comienzan a buscar anuncios "solo para ver qué hay disponible".
Las mejores cartas de renovación cumplen tres funciones: expresar agradecimiento, presentar la oferta con claridad y facilitar la firma. Si falta alguna de estas, la tasa de renovación disminuirá.
Plantilla 1: El enfoque de apreciación
Hola [Nombre], ha sido un placer tenerte como inquilino este último año. Has cuidado muy bien la vivienda y agradecemos tus pagos puntuales del alquiler. Nos encantaría que te quedaras un año más. Tu oferta de renovación: contrato de arrendamiento de 12 meses por $[Alquiler]/mes (sin aumento). El contrato comienza el [Fecha]. Para aceptar, simplemente firma y devuelve el contrato adjunto antes del [Fecha límite]. ¿Tienes alguna pregunta? Responde a este correo electrónico o llama al [Número].
Plantilla 2: El enfoque de incentivos
Hola [Nombre], tu contrato de arrendamiento vence el [Fecha]. Nos encantaría que lo renovaras y te ofrecemos un incentivo especial: renueva por 12 meses y recibe una limpieza de alfombras gratis (valor de $200) más un crédito de $50 al mes durante los primeros 3 meses. Tu nuevo alquiler será de $[Monto del alquiler] al mes. Esta oferta vence el [Fecha límite]. Firma en línea aquí: [Enlace].
Plantilla 3: El enfoque flexible
Hola [Nombre], sabemos que la vida cambia rápidamente. Como se acerca la renovación de tu contrato de alquiler, queríamos ofrecerte las siguientes opciones: Opción A: 12 meses a $[Alquiler]/mes. Opción B: 6 meses a $[Alquiler + $50]/mes. Opción C: Contrato mensual a $[Alquiler + $150]/mes. Todas las opciones incluyen las mismas comodidades y servicios. Avísanos cuál te conviene más antes del [Fecha límite].
Plazos y entrega
Envíe las ofertas de renovación entre 60 y 90 días antes del vencimiento del contrato. Esto les da tiempo a los inquilinos para decidir sin sentirse presionados. Si no ha recibido respuesta, haga un seguimiento a los 45, 30 y 14 días.
Envíe la información por correo electrónico (principal) y correo postal (de respaldo). Algunos inquilinos ignoran el correo electrónico, pero abren el correo físico. Incluya un sobre con la dirección preimpresa para la devolución del contrato de arrendamiento firmado: esto reduce las dificultades y aumenta las conversiones.