Las etapas de un buen CRM para arrendamientos responden a cuatro preguntas.
Las etapas del CRM de arrendamiento deben indicar al personal qué sucedió, quién es el responsable del cliente potencial, qué acción se debe realizar a continuación y cuándo se modificó el registro por última vez. Las etiquetas como "caliente" o "interesado" son demasiado subjetivas a menos que conduzcan a una acción específica.
Crea etapas a partir de eventos observables en tu proceso de arrendamiento. Mantén el interés en una propiedad separado de la identidad de la persona, de modo que un contacto pueda estar asociado con más de una propiedad sin crear registros duplicados.
Utilice un diccionario práctico del ciclo de vida del arrendamiento.
Los nombres exactos pueden variar, pero cada etapa requiere criterios de acceso y un destino siguiente válido. Evite las etapas que se convierten en zonas de espera permanentes.
- Nueva consulta: se ha recibido información de contacto y del contexto de la propiedad.
- Contactado: se recibió una respuesta útil.
- Preselección en curso: se han iniciado las preguntas estructuradas, pero aún no se han revisado.
- Listo para mostrar: revisado y se ofreció un paso de programación.
- Visitas programadas: fecha, hora, propiedad y propietario registrados.
- Se invita a presentar solicitudes: se ha entregado la solicitud aprobada.
- Solicitud en curso: iniciada pero no completada.
- Decisión pendiente: el expediente completo se encuentra en proceso de revisión.
- Arrendado: resultado del arrendamiento registrado
- Cerrado: motivo y fecha registrados sin una siguiente acción activa.
Asigna un responsable a cada etapa y define la siguiente acción.
La gestión de la propiedad debe realizarse de forma planificada. Una nueva consulta puede pertenecer a la cola de recepción, una excepción a la visita corresponde a un coordinador de arrendamiento y una disputa sobre la evaluación corresponde a un responsable de decisiones capacitado. Registre tanto al responsable actual como la fecha límite para la siguiente acción.
Cuando la automatización interviene, debe crear un registro visible y eliminar la incertidumbre. El personal nunca debería tener que adivinar si el sistema sigue funcionando, si está a la espera del cliente potencial o si requiere la intervención de una persona.
Redactar reglas explícitas para la transferencia de información entre personas
Enumere las condiciones que requieren la presencia de una persona. Los factores desencadenantes comunes incluyen información contradictoria sobre la propiedad, una solicitud de alojamiento, una queja, una pregunta sin fundamento, incertidumbre sobre la identidad o registros duplicados, conflictos de calendario, disputas sobre la selección y cualquier decisión que afecte la elegibilidad o los términos.
Para cada desencadenante, defina quién lo recibe, qué contexto debe incluirse y con qué rapidez debe responder la persona. Pruebe la transferencia con ejemplos deliberadamente ambiguos.
- Desencadenante y gravedad
- Función de recepción
- Contexto requerido
- Objetivo de respuesta
- Resoluciones permitidas
- Escalar el problema si no se resuelve.
Higiene en la etapa de auditoría cada semana
Revise los registros sin propietario, sin acción siguiente, con marcas de tiempo obsoletas, saltos de etapa imposibles, contactos duplicados o motivos de cierre demasiado vagos para obtener información. Corrija la definición del flujo de trabajo antes de agregar otro panel.
Rentalot puede organizar contactos, asociaciones de propiedades, conversaciones, visitas y acciones de gestión. Utilice estos registros para respaldar un proceso operativo claro. No considere los datos de las etapas como una garantía de informes automatizados de conversión de clientes potenciales a contratos de arrendamiento o resúmenes diarios de arrendamiento.
Implementar fases sin interrumpir el trabajo en curso.
Asigne las etiquetas antiguas al nuevo diccionario, identifique los registros que no se pueden asignar de forma segura y permita que el personal resuelva esas excepciones. Capacite con ejemplos reales, publique las definiciones de las etapas junto al flujo de trabajo y revise la primera semana de transiciones.
El objetivo no es un diagrama de embudo perfecto, sino un lenguaje común que haga evidentes la responsabilidad y las siguientes acciones, preservando al mismo tiempo el registro original.