为什么续函很重要
租户并非总是计划搬走——他们只是不打算继续住下去。一封及时且吸引人的续租信能让租户默认选择继续住下去。如果没有这封信，惯性就会占据上风，他们开始浏览房源信息，“只是看看有什么房子”。
优秀的续约信应做到三点：表达感谢、清晰地陈述优惠内容、简化签署流程。任何一点缺失都会导致续约率下降。
模板 1：欣赏法
“您好[姓名]，过去一年能有您作为租客真是太好了。您对房屋爱护有加，我们也非常感谢您按时缴纳租金。我们非常希望您能再续租一年。续租方案如下：12个月租期，月租金为[租金]美元（不变）。租期自[日期]起。如需续租，请在[截止日期]前签署并寄回附件中的租约。如有任何疑问，请回复此邮件或致电[电话号码]。”
模板 2：激励方法
“您好，[姓名]，您的租约将于[日期]到期。我们非常希望您续租，并提供特别优惠：续租12个月，即可享受免费地毯清洁服务（价值200美元），以及前3个月每月50美元的租金抵扣。您的新租金为：[租金]美元/月。此优惠截止日期为[截止日期]。请点击此处在线签署：[链接]。”
模板 3：灵活方法
您好 [姓名]，我们知道生活瞬息万变。随着您的租约即将续签，我们想为您提供以下选择：方案 A：12 个月，每月租金 [Rent] 美元；方案 B：6 个月，每月租金 [Rent + 50 美元] 美元；方案 C：按月续租，每月租金 [Rent + 150 美元] 美元。所有方案均包含相同的配套设施和服务。请在 [截止日期] 前告知我们哪种方案最适合您。
时间和交付
在租约到期前 60-90 天发送续租邀请。这样可以让租户有时间考虑，而不会感到压力。如果在 45 天、30 天和 14 天后仍未收到回复，请分别进行跟进。
通过电子邮件（主要）和邮寄（备用）两种方式发送。有些租户会忽略电子邮件，但会打开纸质邮件。在已签署的租赁合同中附上预先写好地址的回邮信封——减少摩擦，提高转化率。