מדוע השכרה המציגה בטיחות דורשת תהליך כתוב
רוב התצוגות הן שגרתיות, אך משכירים וסוכני השכרה פוגשים באופן קבוע זרים לבד בבניינים ריקים. תהליך בטיחות בכתב להצגת תצוגות שכירות מפחית סיכונים מבלי להסתמך על תחושת בטן של הרגע.
תהליך כתוב גם מגן על הגינות. כאשר כל מועמד פוטנציאלי עובר את אותם שלבים, אתם נמנעים מהחלטות שעלולות להיראות כאפליה ומקלים על כל מי שעוזר לכם לפעול לפי אותו סטנדרט.
לפני ההצגה: איסוף מידע באופן עקבי
בקשו מכל לקוח פוטנציאלי את אותו מידע בסיסי לפני שאתם מאשרים מועד: שם מלא, מספר טלפון, דוא"ל, תאריך כניסה רצוי והנכס שהם רוצים לראות. סינון מקדים מובנה הופך את זה לעקביות ומספק לכם תיעוד של מי הזמין כל משבצת.
אשרו את הפגישה באמצעות פרטי הקשר שסיפק הלקוח הפוטנציאלי. מספר טלפון תקין ותגובה להודעת אישור הם סימנים פשוטים לכך שמישהו הוא מי שהוא טוען שהוא.
- אותן שאלות טרום-הופעה לכל לקוח פוטנציאלי
- אימות מספר טלפון או כתובת דוא"ל לפני הביקור
- רישום בכתב של שם, זמן ורכוש
- מדיניות עקבית לגבי תעודת זהות עם תמונה בעת ההגעה
- הוראות ברורות לביטול ושינוי תזמון
הרגלי תזמון ותקשורת
שתפו את לוח הזמנים של התצוגות שלכם עם עמית, בן משפחה או איש קשר במשרד, כולל כתובות, שמות מועמדים וזמני סיום צפויים. הסכימו על שעת כניסה ומשפט קוד שמשמעותו שאתם זקוקים לעזרה.
העדיפו תצוגות אור יום כאשר זה מעשי, ושקלו לקבץ פגישות כך שאנשים אחרים יהיו בקרבת מקום. עבור יחידות מאוכלסות, יש לתת לשוכרים הנוכחיים את ההודעה הנדרשת על פי חוזה השכירות והחוק המקומי, ולעולם לא לשתף את פרטיהם האישיים עם לקוחות פוטנציאליים.
במהלך ההופעה
הגיעו מוקדם, פתחו את הנעילה של הדירה, הדליקו אורות וזהו יציאות. תנו ללקוחות הפוטנציאליים ללכת לפניכם, הישארו ליד הדלת במידת האפשר, והימנעו מלהיות דחוסים בחדרים קטנים, מרתפים או מוסכים.
שמרו על הטלפון שלכם טעון ועליכם, והשאירו חפצי ערך אישיים ברכב נעול או מחוץ לטווח ראייה. סמכו על האינסטינקטים שלכם: אתם יכולים לסיים כל ביקור מוקדם ולבצע מעקב טלפוני. אם אתם משתמשים במערכת סיורים עצמאית, ודאו את זהותכם באמצעות תהליך הספק והבינו כיצד מונפקים קודי גישה ופג תוקפם.
להגן על הנכס ועל הדיירים הנוכחיים
הסירו או נעל תרופות, מפתחות, דואר, מסמכים וחפצי ערך בדירות מאוכלסות, ובקשו מהדיירים לעשות את אותו הדבר. לעולם אל תשאירו מפתחות רזרביים במקומות גלויים או על ארגז נעילה גלוי למשך תקופות ארוכות.
לאחר כל ביקור, יש לסייר בדירה, לנעול כל דלת וחלון, ולוודא שהתרמוסטטים והתאורה מכוונים כהלכה. יש לתעד כל דבר חריג בפרוטוקול הביקור כדי שהאדם הבא ידע מה קרה.
שמרו על כללי בטיחות הוגנים ומתועדים
יש ליישם בדיקות זהות, כללי תזמון ומדיניות הצגת קבוצות על כל לקוח פוטנציאלי באותו אופן. אין להשתמש במדיניות בטיחות כדי לסנן אנשים על סמך גזע, דת, מוצא לאומי, מין, מוגבלות, מצב משפחתי או מאפיינים מוגנים אחרים על פי חוקים פדרליים, מדינתיים או מקומיים. יש להתייעץ עם איש מקצוע מוסמך לקבלת הנחיות ספציפיות לתחום השיפוט.
Rentalot יכולה לעזור לשמור על עקביות בתהליך: קישורי סינון מקדים הניתנים לשיתוף אוספים את אותו המידע מכל לקוח פוטנציאלי, והצגת רשומות והיסטוריית קשרים שומרת על עקבות ברורות של מי נקבע, מתי ולאיזה נכס.